Cómo desarrollar de manera ágil pilotos de nuevas soluciones digitales en el sector salud y no morir en el intento: Caso de éxito de Gebro Pharma

Pilotando soluciones digitales que dan respuesta a nuevos retos y necesidades no cubiertas en la patología asmática

Laboratorios Gebro Pharma apuesta por la innovación abierta y por la transformación cultural de su equipo en la misión de dar respuesta a nuevas necesidades del paciente asmático no cubiertas hasta el momento.

El reto

Actualmente, en el sector sanitario no existe una solución 360 que cubra la mayoría de las necesidades del paciente asmático para mejorar su experiencia con su enfermedad.

Además, debido al entorno y al sector, Gebro se encontró con muchos más retos:

  • ¿Cómo empoderar al paciente para controlar y conocer su patología?
  • ¿Cómo solucionar la falta de recursos en el sector asistencial para ofrecer un trato personal y focalizado a cada paciente?
  • ¿Cómo disminuir la carga asistencial de los profesionales sanitarios para poder sintetizar la información de sus pacientes en las visitas?
  • ¿Cómo agilizar las visitas de consulta para que sean más eficientes y personalizadas?
  • ¿Cómo mejorar la comunicación entre diferentes perfiles de profesionales de la salud involucrados en el proceso asistencial?

Miles de preguntas e incógnitas que resolver en un entorno incierto y altamente cambiante: el entorno perfecto para desarrollar proyectos mediante la agilidad.

Alianza estratégica con HumanIT Care

Laboratorios Gebro Pharma apuesta por repensar el modelo de negocio tradicional y trabajar activamente para identificar nuevas palancas de crecimiento, la obtención de nuevos productos “Beyond the Pill” y nuevos servicios que complementen los tratamientos farmacológicos.

Al repensar el modelo de negocio tradicional, ¿por qué no cambiar también la manera de desarrollar y entregar valor a nuestro paciente y al profesional sanitario?

Aquí es donde aparece el proveedor involucrado en la búsqueda y el desarrollo de la nueva solución digital para dar respuesta a las nuevas necesidades detectadas por Gebro Pharma: HumanIt Care.

HumanIT Care tiene como objetivo desarrollar soluciones tecnológicas para mejorar la calidad de vida de los pacientes y cuenta con una amplia experiencia en el sector de la salud y la tecnología y co-crea directamente con sus clientes para proporcionar soluciones innovadoras.

La solución HumanIT Care se materializa en un servicio que:

  • Mejora los métodos de seguimiento y proporciona un tratamiento personalizado y de calidad a los profesionales de la salud y a sus pacientes
  • Permite reducir costes clínicos y mejora los resultados médicos
  • Permite monitorizar los datos de la vida real de los pacientes crónicos gracias a su Inteligencia Artificial, recogiendo información precisa en remoto sobre el estado del paciente a través de diferentes wearables, sensores, dispositivos médicos y una APP móvil

HumanIT Care parece ser el proveedor perfecto para ayudar a Gebro Pharma a resolver los retos planteados.

¿Y ahora?

La célula Agile: tres compañías, un solo equipo

Cuando Gebro y HumanIt Care nos plantearon el reto que tenían entre manos, ¡nos sumamos al carro sin pensarlo! Gebro, HumanIt Care y SDLI trabajando juntos en un proyecto de alta incertidumbre, con muchos stakeholders involucrados, diferentes proveedores y… ¡un tiempo muy limitado de desarrollo!

¿A alguien le suena la palabra 🤯 “Agile” 🤯?

Efectivamente, SDLI planteó el acompañamiento desde una perspectiva ágil del desarrollo del prototipo de la solución digital, creando una célula ágil con los siguientes roles:

  • Gebro Pharma: Owner de producto. Responsabilidad principal: transmitir la visión de producto y dar feedback al equipo de desarrollo.
  • HumanIT Care: Equipo de desarrollo. Responsabilidad principal: desarrollar todos los incrementos de valor descritos por la visión de producto de Gebro Pharma.
  • SDLI: Scrum Master. Responsabilidad principal: Transmitir los valores y principios de la metodología ágil y desbloquear al equipo SCRUM.

 

“A pesar de que conocía la metodología Agile de manera teórica, no ha sido hasta que lo hemos puesto en práctica que he visto todas las ventajas que aporta: responsabilidades muy definidas de cada participante, reuniones breves y concretas, un mejor seguimiento del proyecto y una constante evolución en muy poco tiempo. Me parece muy recomendable implementarla en proyectos como este piloto”.

Marc Centellas, Portfolio Development Manager en Gebro Pharma

 

La metodología: SCRUMBAN

Una vez definidos los roles y creada la célula agile, se formó a todo el equipo mediante learning by doing en la metodología SCRUMBAN.

SCRUMBAN es una metodología de trabajo ágil que combina los marcos de trabajo SCRUM y Kanban.

¿Qué es SCRUM? 

SCRUM es un marco de trabajo ágil que facilita el trabajo colaborativo entre diferentes stakeholders y equipos y tiene por objetivo entregar valor al cliente en fases cortas de tiempo (lo que se conoce como los famosos “Sprints”).

SCRUM se configura gracias a un conjunto de CEREMONIAS, ARTEFACTOS y ROLES que trabajan de forma coordinada para ayudar a los equipos a estructurar y gestionar su trabajo.

scrum

Las ceremonias 

Las ceremonias son touchpoints entre el equipo y otros actores que se deben de cumplir de manera “religiosa” dentro de cada sprint y tienen el objetivo de minimizar reuniones ineficientes.

Las principales ceremonias de SCRUM son:

    • Sprint Planning: el objetivo de esta ceremonia es organizar las funcionalidades, requisitos, mejoras y correcciones que se van a desarrollar durante el siguiente Sprint
    • Dailies: reuniones diarias de quince minutos donde se visualiza el avance del día anterior de los miembros del equipo, los bloqueos y la planificación para el día. Estas reuniones mejoran las comunicaciones, identifican impedimentos, promueven la toma de decisiones rápidas y eliminan la necesidad de realizar otras reuniones
    • Sprint Review: la finalidad de esta ceremonia es revisar el aporte de valor y valorar estratégicamente el avance global del proyecto
    • Sprint Retrospective: una vez realizada la Review, el equipo se reúne para poder recapitular acerca del trabajo realizado y encontrar las posibles mejoras:

Los artefactos 

Los artefactos SCRUM representan el trabajo o el valor generado. Están diseñados para maximizar la transparencia de la información clave. Los principales artefactos son:

    • Product Backlog: Lista ordenada de los requisitos/funcionalidades del producto priorizada por el Owner de Producto
    • Sprint Backlog: Lista hija del Product Backlog que representan los requisitos/funcionalidades del producto que se van a desarrollar en un Sprint y el plan para llevarlo a cabo. Lo define el equipo en el Sprint Planning.
    • Incremento: Resultado del sprint de requisitos/funcionalidades desarrollados durante el sprint. Se revisa en el Sprint Review 

¿Qué es KANBAN? 

KANBAN es un marco de gestión del trabajo que se basa en definir y visualizar todo el volumen de trabajo a realizar para optimizarlo.

Permite al equipo hacer un seguimiento de las tareas, su estado, responsabilidades y revelar cuellos de botella en el proceso gracias al diseño de un tablero que permite visualizar todo el flujo de trabajo.

El diseño del tablero puede depender de cada equipo, pero el básico se compone de las siguientes columnas:

  • To do: Tareas por empezar
  • Doing: Tareas empezadas pero no acabadas
  • Blocked: Tareas bloqueadas
  • Done: Tareas realizadas

Otro ejemplo más completo aplicado al desarrollo de pilotos digitales, podría ser este:

kanban

Las tareas se posicionarán en cada columna dependiendo de su estado, de esta manera todo el equipo de trabajo puede visualizar en qué estado se encuentra cada una.

La célula ágil de Gebro, HumanIt Care y SDLI unificó las dos metodologías creando un equipo ágil SCRUMBAN.

Los resultados

La célula ágil entre los diferentes actores celebró 3 sprints con éxito donde se consiguieron los siguientes resultados:

  1. Desarrollo de un Mínimo Producto Viable de alta fidelidad para dar solución a las nuevas necesidades del paciente asmático y de su profesional sanitario
  2. Validación del Mínimo Producto Viable con grupo de usuarios representativos del mercado
  3. Asimilación de la metodología de desarrollo de proyectos ágiles en las dos compañías con un acompañamiento de más de 30 horas
  • Todos los participantes de la célula valoraron positivamente la experiencia en la célula agile
  • Todos los integrantes de la célula tuvieron la percepción de que el acompañamiento ha aportado valor en el desarrollo de sus responsabilidades en el proyecto
  • 4 de cada 5 integrantes creen que la metodología Ágil ha servido para replantearse nuevas maneras de hacer
  • Todos los participantes desearon seguir desarrollando este tipo de proyectos mediante la metodología SCRUMBAN
  • Todos los participantes recomendarían la experiencia a otros compañerxs de trabajo

La clave del éxito: TIPS

Si tu compañía se está planteando desarrollar una nueva solución digital y no quieres morir en el intento, aquí van unos consejos para asegurar el éxito de tu proyecto:

  1. Ten muy claro el presupuesto con el que cuentas, define un máximo de recursos monetarios a destinar al proyecto
  2. ¡La disponibilidad del equipo de la célula es clave! Recomendamos destinar un 25% de la disponibilidad de los integrantes de la célula exclusivamente para desarrollar el proyecto
  3. Define el tiempo del proyecto desde el primer momento, esto te ayudará a definir unos objetivos alcanzables
  4. Escoge un equipo multidisciplinar clave para desarrollar el proyecto. Monta un equipo de desarrollo de máximo 9 personas para sacar adelante el proyecto. Cada integrante tiene que estar motivado en este tipo de proyectos y deben de tener una actitud proactiva que acepte el cambio
  5. Añade a los objetivos anuales personales de cada integrante participar en este tipo de iniciativas y proyectos.
  6. Escoge un/a buen/a Owner de Producto. La motivación de este rol es clave para el buen desarrollo del proyecto y de la solución, su actitud es contagiosa para el equipo de desarrollo
  7. Alinea la visión del producto del Owner con la del proveedor tecnológico. Crea un buen Product Backlog abierto a cambios para cumplir los objetivos propuestos
  8. Cumple religiosamente con las ceremonias. Esto evitará la “reunionitis” y aumentará la eficiencia del equipo
  9. Actualiza constantemente los artefactos. La transparencia y la inspección son pilares SCRUM, aseguraos de mantener al día el Product y el Sprint Backlog para detectar cuellos de botella y desbloquear el trabajo del equipo
  10. ¡Cuenta con Scrum Masters Profesionales! Si nunca has aplicado esta metodología con el equipo, no dudes en tener un acompañamiento personalizado por un/a profesional Scrum Master, os guiará en todo el proceso y se preocupará para adoptar la metodología en el proyecto y transformar la cultura de la compañía

Como siempre, ¡gracias por leernos! Si crees que podemos ayudarte con alguna iniciativa parecida, en SDLI estaremos encantados de hablar contigo para ayudarte a iniciar el cambio cultural hacia la agilidad en tu compañía.

Jaume Ávalos

Doble graduado en Administración y Dirección de Empresas y Gestión de la Innovación y Turismo y Gestión del Ocio por la Universidad Pompeu Fabra.

Cuenta con más 4 años de experiencia gestionando proyectos en el ámbito universitario, emprendedor y del ocio. Antes de trabajar en SDLI, trabajó en el sector público-privado y de servicios, siendo técnico de emprendimiento universitario, donde lideró proyectos de jóvenes emprendedores basados en la innovación y asesoró a emprendedores locales utilizando un marco de trabajo ágil y centrado en el usuario.


También ha liderado proyectos para el sector del ocio en Maximum Escape, una de las mayores cadenas de escape rooms a nivel nacional.

Actualmente, trabaja como Senior Project Leader, Scrum Master y Agile Coach en SDLI.

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