workshop virtual

7 Consejos prácticos para realizar workshops virtuales de éxito

La digitalización acelerada se reforzó debido a la pandemia, aunque no nos venía de nuevo: era ya una de las principales señas de identidad del mapa de tendencias de SDLI. Tal y como describíamos en el informe de la economía de la proximidad responsable (¡únete a más de 1000 personas que ya se lo han descargado y prepárate así para el nuevo escenario!) ha supuesto una serie de cambios en la forma de trabajar de las empresas. Como ya sabemos, el teletrabajo cada vez se normaliza más y todas las herramientas que permiten hacerlo posible están en un proceso continuo de mejora.  Cada sector se ha tenido que enfrentar con retos propios de la naturaleza de su negocio y en nuestro caso concreto, en SDLI, queremos compartir con vosotros nuestros aprendizajes que hemos ganado en estos meses, para la realización de workshops virtuales de éxito. ¡Os compartimos hoy todos los tips para que tengáis éxito con vuestros workshops virtuales!

Antes, unos pros y contras de los workshops virtuales

Para la elaboración de este post queremos agradecer a todos los consultores de SDLI por la exploración constante de herramientas, y el constante prueba y error a través del cual hemos conseguido sentirnos mucho más que cómodos con las sesiones creativas virtuales. 

Después de casi 9 meses dinamizando talleres de innovación utilizando herramientas digitales, hoy en SDLI tenemos más claridad sobre cómo hacerlo de forma que aseguremos al mismo tiempo una buena experiencia de usuario y la consecución de los resultados buscados.

De momento, podemos anticiparos que sabemos que las sesiones virtuales tienen tanto pros como contras, si las comparamos con los tradicionales workshops presenciales. 

Os citamos algunos de ellos:

Pros

  • Los resultados se optimizan. 
  • La sensación de logro puede aumentar
  • Podéis invitar gente de cualquier parte
  • Directos al grano
  • Mayor espacio para que los introvertidos participen

Contras

  • Es más difícil romper el hielo
  • Es más difícil crear el “momentum”, esa energía propia de los encuentros presenciales.
  • Los fallos de la tecnología pueden dañar la experiencia.
  • Se necesitan más dinamizadores que en las sesiones presenciales, casi hasta un dinamizador por equipo, máximo uno cada tres participantes.

Esperamos que este post sea de utilidad no solo para quienes trabajan en innovación, sino para quienes necesitan dinamizar grupos y sesiones de creatividad en el ámbito académico y/o profesional.

 

7 consejos para dinamizar sesiones creativas online con éxito

A continuación, os explicaremos una serie de principios generales que más vale aceptar cuanto antes. 

 

1. No intentéis replicar un taller presencial en el entorno virtual

La experiencia online no puede reproducir exactamente la experiencia presencial. Se cumple aquello de “el canal hace el producto”. Son dos “productos” distintos: se deben repensar sin las limitaciones del marco de las sesiones presenciales. Vuestros objetivos serán los mismos (generar motivación, energía, y ouput), pero cambiarán absolutamente las formas de conseguirlo.

Lo sabemos, no es fácil, pero tiene su encanto, si sabéis sacarle provecho y tener en cuenta el resto de consejos que te compartimos aquí ?

workshop presencial de creatividad

 

2. Tampoco penséis que podéis crear un único formato de taller virtual a replicar siempre

Hay factores que hoy influyen más que nunca:

  • ¿Está la audiencia preparada para compartir ideas en un entorno virtual?
  • ¿Está la audiencia predispuesta a utilizar herramientas digitales de trabajo?
  • ¿Tienen las competencias mínimas para hacerlo?
  • ¿Tendrán el tiempo para venir preparados para realizar el trabajo en equipo durante la sesión virtual? 
  • ¿Cuántas sesiones virtuales durante la semana lleva la audiencia el día que acude a nuestro taller?
  • ¿Los miembros de los equipos se conocen entre ellos?
  • ¿Va a ser una sesión con gran número de personas y equipos?, ¿o será cerrado al número que yo decida?

Todos estos son hechos que impactan de forma mucho más fuerte en entornos virtuales que presenciales. Os recomiendo que conozcáis la respuesta a estas preguntas antes de empezar a preparar el taller.

 

3. Más planificación que nunca 

La preparación de un taller virtual o online de creatividad requiere mucho más tiempo que uno de presencial. Hay varios aspectos a tener en cuenta, que antes no tenían cabida.  Por ejemplo, si necesitamos que los participantes se registren en alguna herramienta digital, deberéis pensar en:

  • Asegurar que la audiencia conoce las herramientas que deberá utilizar, así como que estará preparado/a para realizar la actividad.
  • Hacer que los usuarios se registren un par de días antes de la sesión
  • Preparar un pequeño tutorial de la herramienta. 

Si queremos que los participantes interactúen entre ellos, se deberán gestionar los permisos de visualización y edición para que ninguno tenga problemas en ese momento.

Además, tenemos que ser mucho más reiterativos con la información: pensar que cada persona está frente a su ordenador intentando conectar toda la información. Es fácil perderse en el camino, si no tienen claro qué deben hacer y cómo. Preparad unas slides para explicar cómo llevar a cabo cada paso.

Si vais a utilizar una herramienta para la interacción online, como Miro o Mural, deberéis preparar el tablero de juego, lo que implica:

  • Preparar un tablero para cada equipo
  • Incorporar contenidos de ejemplo para facilitar la comprensión de los equipos
  • Incorporar un mini tutorial, de nuevo, para que sepan utilizar de forma fácil aquella herramienta.

 

4. La introducción a la sesión ya no es lo que era. Y las transiciones, tampoco.

Mientras los participantes se conectan, se saludan, configuran todos los elementos y se hace la explicación de lo que pasará, ya han pasado unos cuantos minutos. Por eso, al planificar una dinámica de creatividad online contad más o menos con un 25% menos de tiempo para cada actividad a realizar, respecto a un taller presencial.

 

5. Herramienta digital de creatividad en equipo, ¿sí o no?

Los dinamizadores debemos hacer lo posible para que los participantes se lo pasen lo mejor posible al tiempo que perciben que aportan valor. La herramienta a utilizar marca en gran medida el éxito de esa experiencia. A veces es mejor compartir pantalla y trabajar sobre un Word, que hacer que los equipos ingresen en la mejor herramienta digital del momento.

 

Os recomendamos que utilicéis herramientas como Miro (nuestra favorita), si:

  • La audiencia la conoce 
  • La audiencia tiene predisposición y disposición a trabajar durante la sesión (muchas personas acuden a sesiones de forma pasiva, ¡lo sabemos!)
  • Aunque no la conozca, tú sí les conoces, y sabes que su curva de aprendizaje será rápida.

Por lo contrario, no os recomendamos Miro, ni ninguna otra herramienta, si la audiencia:

  • No sabe muy bien a qué viene.
  • Se va a sentir insegura (¡en público!) con la herramienta
  • No va a venir preparada para el trabajo a realizar.

 

En caso de que utilicéis Miro (de nuevo, o cualquier otra), los dinamizadores deben preparar lo mejor posible los espacios de trabajo dentro de esa herramienta. En el momento de ponerse en acción, los participantes podrán enfocarse en el contenido de lo que deben hacer, y no en la gestión de la herramienta en sí.  

 

miro herramienta online

miro herramienta online

 

6. El vídeo y las salas de reuniones virtuales, clave para facilitar la interacción

 

Aunque algunas de las herramientas digitales para gestionar sesiones creativas tienen funcionalidades para que los participantes se comuniquen entre ellos (por ejemplo, el chat) recomendamos usar otra herramienta de comunicación como Zoom o Teams

Así, por ejemplo, con el vídeo en marcha, los participantes puedan verse las caras y hablar entre ellos, lo cual facilita el contacto y mejora la experiencia. 

La herramienta Zoom, además, tiene la opción de dividir un grupo por salas, lo cual es muy útil para hacer trabajo colaborativo en grupos más reducidos donde se genera más confianza.

 

workshops virtuales

 

7. Brevedad, ritmo, y un patrón claro de acciones.

Si antes teníais planificado un taller presencial de 4 horas, ahora deberéis hacerlo de forma virtual como máximo durante dos horas. Más de dos horas, empieza a ser demasiado. 

Y el tono no puede ser monótono. Cambia de speaker, de ejercicio, de actividad, cada cierto tiempo. Y si puede ser, establece un patrón: nosotros por ejemplo en Som-Inn Port, empezamos por una introducción, seguimos con una explicación teórica, y acabamos con uno o dos ejercicios prácticos que intentamos que sean cortos. 

¿Pero cómo rebajar el tiempo y asegurar la calidad del trabajo creativo? Quizás ahora es el momento de la “flipped classroom”. Esto es: grabad todo aquello que queréis que la audiencia sepa, dejad que ellos lo previsualicen cuando quieran, y destinad el taller a la parte práctica.

 

Conclusiones: la creatividad online es posible, ¡con esfuerzo y paciencia!

Si os interesa conocer más sobre cómo dinamizamos desde SDLI las sesiones creativas con equipos de innovadores de todos los sectores, ¡contactad con nosotros y os lo contamos en profundidad!

Viviana Forero

Comunicadora social-publicista de la Universidad Javeriana (Bogotá) y Máster en Investigación para el Diseño y la Innovación de Elisava (Barcelona). Después de trabajar como planner en agencia de publicidad, encontró en el Design Thinking una forma diferente y fresca de resolver los problemas "de toda la vida". Apasionada por el baile, el canto y la escritura.

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